めんどくさくないですか?契約書を電子化しよう!

この記事は契約書を紙で作成している方向けの記事です。
先日の記事で領収書について記載しました。
今回は契約書について記載したいと思います。
領収書の記事も見てみたいという方は下記をご参照ください。

この記事は領収書を手書きで記載している方向けの記事です。 領収書を紙で発行する場合 領収書を発行する場合、まず事前準備と...

契約書を紙で作成する場合

契約書を紙で作る場合、まず、事前準備として収入印紙を購入する必要があります。

領収書よりも、かなりめんどくさいです。契約書については契約書の文書が印紙税法上、どの課税文書に該当するか把握する必要があります。その上で金額がいくらの印紙を貼るのかを把握する必要があります。複数の課税文書に該当する場合は、最終的にどの課税文書に該当し、金額がいくらの印紙を貼るのかを把握するまでにかなりの時間を要します。契約書の内容によっては印紙代の金額も相当な金額になることが多々あり、相当な負担となることもあります。

さらに、契約書の場合は、重要事項が作成されているため、複数のページにわたって記載されることが多いと思います。この場合、
・契印を押印する
・割印を押印する
などの手間がかかります。

契印は契約書の各ページが同じ一つの契約書の続きであることを確認するために押印されるものですが、閉じ方によっては、各ページ間ごとに押印する必要があります。押印箇所を減らすために閉じ方をかえるによせ、閉じる作業が増えてしまします。

割印は相手方と自分の契約書が同じ契約書であることを確認するために押印します。

契約書の場合、お互いの意思確認のための押印以外にも契印・割印など複数個所に何度も押印する必要がでてくるのでかなりめんどくさいです。重みがでるのかもしれませんが、内容にはかわりないはずです。

契約書を電子化するメリット

契約書を電子化すると
収入印紙を貼る必要がない
契印を押印する必要がない
割印を押印する必要がない
などのメリットがあります。

収入印紙を貼る必要がない

契約書の場合は非常に大きなメリットとなります。収入印紙を貼る必要がないため、
・どの課税文書に該当するのか確認する必要がなくなる。
・印紙代を負担する必要がなくなる。
などの時間的にも、金額的にも大きなメリットとなります。

・契約書の多いところ
・契約書に貼る印紙の金額が大きいところ
は、すぐにでもご検討して頂ければと思います。

領収書の記事でも記載していますが、電子化すると印紙税の対象とならない点について、気になる方は下記のURLをご参照ください。

国税庁 印紙税その他の間接税 照会事項

「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」より

契印・割印を押印する必要がない

これも意外に時間を取られている作業ではないでしょうか。特に相手方もしくはご自身がお忙しい方で、ゆっくりと時間をとって頂くことが難しいような場合に、契印や割印を押印している時間もったいないと思いませんか。

契約書を電子化するには

では、契約書を電子化するにはどうしたらいいでしょう?わたしの場合はクラウドサインを利用しています。

クラウドサインを使う

クラウドサインの場合、無料で利用するには制限があるものの、1月に5通まで契約書を送付できます。使用する人数が1名で1月に契約書を締結する件数が少ない方はぜひご利用ください。

有償プランになりますが、
・月々の固定費10,000円
・契約書送信件数ごとの費用として200円
で、契約書の送付件数や使用する人数に制限がありませんので、印紙代がかさむ場合はご検討してはいかがでしょうか。

無料で契約締結ができるウェブ完結型のクラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)。契約書の保管・管理にも利用可。契約書だけでなく、発注書・請書・納品書・検収書・請求書・領収書など、さまざまな対外的なやりとりにご利用いただけます。

さらに、クラウドサインでは、契約書をクラウド上で締結するため、相手のメールアドレスがあれば、その場に相手がいなくても契約を締結できるメリットがあります。

なお、クラウドサインは弁護士ドットコムが運営しているので、安心感がありますね。

クラウドサインで契約書を作成する

クラウドサインで契約を締結するおおまかな流れは下記のとおりです。
①事前にPDFファイルで契約書を作成しておく
②送付先の相手の名前やメールアドレスを入力する
③契約日を入力するテキストボックスや押印するためのボックスを設定する
④相手に送信する
⑤相手が必要な個所に入力をして締結が完了する。
といった流れになります。
※詳細はクラウドサインが公開しているYoutubeのサイトなどをご確認ください。

ここで、③について補足したいと思います。

契約日については相手がいつ契約を締結するかわからないので、PDF上にテキストボックスを配置することができます。さらにこのテキストボックスには自分が入力するのか、相手が入力するのかを指定することができます。また、入力する内容の簡単な説明を行うこともできます。もちろん、契約日以外にも必要に応じてテキストボックスを配置することができます。

テキストボックス以外にチェックボックスも配置できますので、契約内容を先方が選ぶような契約書の場合などに役立つと思います。

最後に、押印箇所の配置ですが、電子署名が必要というわけではありません。あくまでも疑似的なもので、それぞれ契約者ごとに名前の入力をします。
※電子署名はクラウドサインが行います

少なくとも、契約日や押印箇所は設置することになると思います。残念ながら、テキストボックス、チェックボックス、押印箇所などの大きさは自由に大きさを設定をかえることができません。事前に配置する箇所を決めたうえで、前後左右は大きめに余白をとるようにしましょう。

注意点

すべての契約書が有効というわけではなく、定期借地・定期建物賃貸借契約など、法律上の制約で、書面によって契約・交付する必要があるものなどもあります。必ず事前にご確認ください。

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする