この記事は
今までマクロを作ったことがないけど、EXCELで作業を自動化したい
と思っている方向けの記事です。
自動化の第一歩はEXCELでマクロを
・顧客情報を管理する
・調査結果をまとめる
・金額を集計する
など、データを管理したり、集計したりとデータをまとめるときにEXCELを使用することは多々ありますよね。
一回限りの作業だったらいいんですけど、定期的に同じ作業を繰り返す必要がある場合、毎回手作業でやるには時間がかかるし、自動化したいなと思うことありますよね。でも、プログラミングはしたことがないし、手作業でやるしかないとあきらめていませんか？あきらめなくても大丈夫です。プログラミングをしなくても、手作業をある程度は自動化することはできます。
ここではEXCELの「マクロの記録」を利用して、自動化する方法を説明します。「マクロの記録」を利用すれば、EXCEL上で操作した作業を自動的に記録し、内部でプログラムとして保存してくれます。あとは、この記録した「マクロの実行」をするだけで同じ動作をしてくれます。たいへん便利な機能ですので、ぜひ覚えましょう。
マクロの記録をするための準備
「マクロの記録」を行う前に大事な準備があります。
手作業で行っている作業の手順を確認する
これが大事な作業となります。
定期的に行っている作業が非常に単純なものである場合は必要ありませんが、たいがいの場合は手順が複雑になっていることが多いと思います。
「マクロの記録」では記録中に中断することはできません。また、不要な作業をすると、その不要な作業まで記録してしまいます。最終的に同じ結果は得られますが、不要な作業を記録している分、処理時間も増えてしまいます。
この他にも、「マクロの記録」を行って、いざ自動的に動かしてみると思ってもいない動作をしたり、エラーがでることがあります。記録の操作を行っているときにあったデータが、自動的に動かしたときにはないような場合に思ってもいない動作やエラーがでたりしますが、その原因追及のときに非常に役に立ちます。
この作業の手順を記載したものがフローチャートと呼ばれるものですが、本格的なものは必要ありません。自分が「マクロの記録」を行うときや、エラーの原因を追及するときにわかれば問題ありません。
ですから、慣れるまでは、「マクロの記録」を行う前に簡単なメモ書きをして、作業の手順を確認しましょう！
マクロを記録しよう！
マクロの記録
では、実際にマクロを記録してみましょう。
EXCELを起動すると下のような画面が表示されます。
画面が表示されたら、「表示」をクリックします。
画面上部の右側に「マクロ」のボタンがあります。
このボタンの下の「▼」をクリックすると、上の図のメニューが表示されます。
「マクロの記録」をクリックします。
まず、「マクロ名」には、後からみたときにわかりやすいような名前を自由に設定してください。
次に「ショートカットキー」ですが、設定を行うと、「Ctrl」キーを押しながら設定したキーをクリックすると、マクロを実行することができます。頻繁に使用する場合は設定しておくと便利です。
最後に「マクロの保存先」ですが、他のブックにも保存することも可能ですが、はじめは作業中のブックでいいと思います。
「OK」ボタンをクリックすると、記録が開始されます。その後に操作した作業を自動的に記録し、内部でプログラムとして保存してくれます。
一連の操作が完了したら、マクロを開始したときと同じように「▼」をクリックすると、上の図のメニューが表示されます。
「マクロの記録」が「記録終了」にかわっていますので、この「記録終了」をクリックして作業完了です。
マクロの実行
では、登録したマクロを実行してみましょう。
記録のときは「マクロの記録」をクリックしましたが、実行するときは「マクロの表示」をクリックします。
上の図が表示されますので、
①実行したいマクロをクリックし、
②「実行」をクリックする。
どうですか？思っているとおりに実行できましたか？
次のステップにむけて
マクロを実行してみてどうでしたか？ここまでは一切プログラミングの知識が必要ありません。手順をメモすればいいだけでした。
思っているとおりには動いたけど、
・処理が遅い
・繰り返し実行したい
・条件によって処理を変更したい
など、改善したい点もあわせて見つかったのではないでしょうか。
あくまでも、自動化の第一歩として、EXCELの「マクロの記録」「マクロの実行」について説明しました。しかし、上記のような問題点を改善するにはどうしてもプログラムを変更する必要があります。ですが、マクロの記録を使用すれば、一からプログラミングする必要はありません。
特に処理が遅い場合については、プログラムから不要なコードを削除するだけで済む場合もあります。「マクロの記録」の特性上、作業の手順をまとめていたとしても、画面のスクロールのように、「操作上は必要だけど、プログラムでは不要」な部分も記録されてしまいます。
ある程度、「マクロの記録」「マクロの実行」の操作になれたら、次のステップとして、マクロとして保存されたプログラムの編集にとりかかってみてはいかがでしょうか。