この記事は個人事業者、小規模事業者向けの記事です。
目次
FAXのメリット・デメリット
わたしが、もういらないと思うものの１つにFAX機があります。根強くFAX機は使用されていますが、ほんとうに必要なのでしょうか。まず、FAXのメリット・デメリットについて振り返ってみます。
FAXのメリット
FAXの最大のメリットは、文章や画像を遠隔地に送信できることでした。以前はインターネット環境が整っておらず、電話の通信網で文章や画像を遠隔地に送信することができるため、郵送にくらべて、短時間で相手に送付することができました。
しかし、現在ではインターネット環境が整い、メールのような代替手段が普及し、さらにはFAXのデメリットも解消することができるため、既にFAXのメリットはないと思います。
パソコンと携帯を両方持っていないほうがめずらしくなってきたのではないでしょうか。
FAXのデメリット
FAXの最大のデメリットは、文章の文字がつぶれてしまうことがあるということです。特に、金額が記載されたものである場合、数字がつぶれて判読できなければ、結局、電話で確認したりする必要がありますので、かえって手間がかかります。
さらに、電話の通信網ですので、通信料がかかります。インターネット環境がないということはないと思いますし、インターネットであれば、定額で利用していることが大半だと思いますので、追加で通信料がかかりません。
FAX機の代替手段
上記のように、FAXのメリットは、現在では既にないと言っても過言ではありません。では、FAXの代替手段としてどのようなものを利用すればいいでしょうか。
メール
真っ先に思い浮かぶのがメールではないでしょうか。FAXだと、紙のサイズや枚数に制限がありますが、メールであれば、気にせずに送信することができます。
ただし、メールサーバーの仕様によって、添付ファイルのサイズに制限がありますので、サイズには注意が必要となります。特に、スキャンしたデータやスマートフォンで撮影した画像を送付するときは、解像度が大きいため、サイズが大きくなりがちですので注意が必要です。
SNS
メールよりも手軽にメッセージをやりとりできるものとして、LINEのようなSNSが挙げられます。しかし、メッセージのやりとりや多数にむけての情報発信が主体となりますので、データを添付して送付するのは、少し不向きかもしれません。
データ共有サービス
現在では、GoogleDriveやDropboxなど、クラウド上にデータを保存して共有するサービスが無料もしくは安価で利用できるようになりました。このサービスを利用すれば、ファイルのサイズを気にせずにやりとりすることができます。
動画などのファイルのサイズが極端に大きなものだと、アップロードやダウンロードに時間がかかりますが、FAXでやりとりしていたデータ量であれば、問題なく利用できます。
ホームページ
受信側に特化してお話すると、ホームページ上にFAXの代わりとなる仕組みを作ることもできます。例えば、参加申し込みやアンケート結果など、多数の方から受信するような場合、ホームページ上に問い合わせホームなどを作れば、収集だけでなく、集計も簡単に行うことができます。
WordPressのように、無料でホームページを作成することができるようになっていますし、問い合わせホームなどもプラグインという部品を使えば、比較的簡単に作ることができます。
インターネットFAX
上記の代替手段は、相手にも送信手順の変更を強制するものとなってしまいます。現在でもFAXを利用している割合が多く、相手に送信手順の変更を強制したくないというのであれば、インターネットFAXを利用してはいかがでしょうか。
FAX機を設置している場合、FAXを受信する場所はFAX機を設置している場所になります。外出している場合は見ることができません。
また、ダイレクトメッセージのように、不要なものを受信するために紙を消費していては、もったいなくて仕方ありません。FAXのデータをFAX機に接続されたパソコンにいったん受信することは可能ですが、このパソコンは常に電源をつけておく必要があります。
インターネットFAXであれば、クラウド上でデータを管理するため、外出先からでもデータを確認することができますし、不要なものを受信するために、紙やパソコンの電気代はいりません。
インターネットFAXについて、もう少し詳しく知りたいという方は、下記のページのほか、検索すれば、様々な情報がありますので、参考にしてみてください。
どうしてもFAXではないといけない場合
上記のように、FAX機は必要ないというのが結論です。現在でもFAXを利用する割合が多い場合は、インターネットFAXの利用を検討すればいいと思いますが、そうでない場合は、FAX機もインターネットFAXも利用する必要はないと思います。わたしもFAX機は置いていません。
それでも、
相手側がどうしてもFAXで送信してほしい
ということが、残念ながらあります。
その場合は、コンビニのマルチコピー機を利用すれば、FAXすることができるので、それで十分だと思います。FAX1枚の料金が高いのが悲しいところですが。。