どうしたらいいの？はじめての帳簿作成とつけ方のコツ

この記事は、
・はじめて帳簿を作るんだけどなにからはじめたらいいの？
・帳簿を作るのにすごく時間がかかるからどうにかならないかな？
と帳簿の作成に慣れていない方向けの記事です。

帳簿のつけ方のコツ

個人の確定申告の時期が近付いてきました。

・はじめて帳簿を作成するけど、なにからはじめたらいいかわからない。
・帳簿をつけているけど、すごく時間がかかる。
・1年分領収書を貯めているけど、まだ何もしていない。

と思っている方は、ぜひ帳簿を作成する前の準備のしかたを確認してみてください。

帳簿を作成する前の準備のしかたは

①入金・出金元がどこから一覧にする
②出金ごとに領収書を整理する
③入力する順番を決める

この3つの準備を意識するだけで、スムーズに帳簿を作成することが可能です。

入金・出金元がどこか一覧にする

商品を売ってお金を受け取りました。

それは
・現金で受け取りましたか？
・預金に入金されましたか？
・電子マネーで受け取りましたか？

商品を購入して、お金を支払いました。

それは
・現金で支払いましたか？
・預金から支払いましたか？
・カードで支払いましたか？
・電子マネーで支払いましたか？

このようにいろいろな入金・出金元があると思います。

・現金であれば現金を管理している人や場所ごとに
・預金であれば口座ごとに
・カードであればカードの種類ごとに
・電子マネーであれば電子マネーの種類ごとに

すべて書き出しましょう。
書き出した項目が入力する単位となります。

この単位の名称は、
現金であれば、現金出納帳
預金であれば、預金出納帳
などと、種類によって名前がかわるだけです。

出金元ごとに領収書を整理する

領収書をまとめる単位が決まりました。
ひたらすら領収書を単位ごとにまとめましょう。

このときに注意が必要なものがあります。
カードで支払った領収書です。

まず、
・現金で支払ったもの
・カードで支払ったもの
この両者を明確に区分する必要があります。
領収書はほぼ同じ形式です。
カードの番号の記載があるかないかで区別するしかありません。

次に、カードのお控えをもらうことです。
領収書とカードのお控えと2枚ありますが、同じものです。
もちろん、入力も1度するだけなので、この2枚はセットにしましょう。

この2点の区分を間違えると重複して帳簿をつけてしまいます。
気をつけて区分しましょう。

入力する順番

領収書の整理もできて、準備万端です。
それでは入力をはじめましょう！

入力する順番ですが、
かならず預金から入力しましょう！
預金であれば、どの口座から入力してもOKです。

なぜ、預金から入力するのかというと
一番間違いにくい
からなんです。

預金は取引の履歴がすべて記載されています。
また、その取引の後の残高が表示されています。
入力後に帳簿の残高を確認と通帳の残高を確認します。
金額に誤りがあれば、誤りがどこかにあるはずです。
このように間違いにくいものからはじめて処理を確定させていきます。

預金から支払ったけど、領収書をもらう場合もあります。
預金から入力すれば、途中で気づくことができます。
もし、現金として区分した領収書があれば抜き出しましょう。

これに対して、現金は最後に入力しましょう。
預金やカードの入力は済んでいます。
預金やカードの入力途中で気づいた現金以外の領収書は省かれているはずです。

手間なく帳簿をつけるには

すべてを手入力すると、すごくたいへんですよね。
手間なく帳簿をつけるには
入力しない
ってことなんです。

現在は優秀な会計ソフトがたくさん出ています。
預金やカードであれば、ネットバンキングやカードの明細を取り込むことが可能です。

領収書も
・スマートフォンのカメラで撮る
・スキャナを使って取り込む
ことで、画像データにします。
その画像データをサーバーに送ると、画像認識技術(OCR)で取り込むことが可能です。

残念ながら、
・勘定科目はあくまでも推測なので、違っていることが多い
・摘要(取引の内容の記載)は通帳などの明細に記載されているまま
・画像認識技術(OCR)自体が性能が不十分なので、読み取れない場合がある
など、まだまだ発展途上です。

しかし、ネットバンキングやカードの明細ならば、日付と金額は間違いなく取り込むことができます。
まったく入力せずにというわけにはいきませんが、入力の補助機能として利用はすべきです。
入力する量が多い場合は、積極的に使っていきましょう。