この記事は領収書を手書きで記載している方向けの記事です。
目次
領収書を紙で発行する場合
領収書を発行する場合、まず事前準備として、
・領収書を購入する
・購入した領収書に自分の会社名や店舗名などを記載する
・金額が大きい商品を取り扱う場合は収入印紙を購入する
必要があります。
地味にめんどくさいのが、購入した領収書に自分の会社名や店舗名などを記載することではないでしょうか。自分の会社名や店舗名のほかに住所や電話番号なども記載しますよね。会社名や店舗名、住所、電話番号はハンコを作っていて、ハンコを押している人が多いのではないでしょうか。手書きするよりはマシですが、全部にハンコ押すのもめんどくさいですよね。
さらにめんどくさいのが、収入印紙ではないでしょうか。金額が大きい商品を扱う場合は収入印紙が必要です。商品の金額によって、収入印紙の金額もかわります。
「収入印紙を貼らないといけないのかな？」
「いくらの収入印紙を貼らないといけないのか？」
と考えるとめんどくさいですよね。また、領収書を発行することが頻繁にある場合だと、意外と印紙代の負担って大きいですよね。
領収書を電子化するメリット
領収書を電子化すると、
・領収書を購入する必要がない
・自分の会社名や店舗名を事前に登録しておけば、自動的に表示される
・収入印紙を購入する必要がない
・手書きする必要がない
などのメリットがあります。
領収書の購入について
100円ショップなどで安い金額で購入できるので大きなメリットはありません。
しかし、
・領収書を持ち歩かなくていい
・領収書の用紙が足りないということがない
などのメリットがあります。
自分の会社名や店舗名を事前に登録しておけば、自動的に表示される
領収書を購入した都度、領収書のすべてに自分の会社名や店舗名、住所、電話番号などのハンコを押す必要がなくなります。
収入印紙を購入する必要がない
一番のメリットはこれではないでしょうか。電子化すると印紙税の対象とはなりません。また、電子化された領収書をプリンタで印刷しても印紙税の対象とはなりません。この点に関しては、国税庁の下記URLの事前照会が参考になると思います。よければご覧ください。
国税庁 印紙税その他の間接税 照会事項
「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」より
手書きをする必要がない
字がきれいな方はいいんですけど、わたしのように字が汚い人は手書きをしなくていいというのが実は一番のメリットかもしれないですね。
領収書を電子化するには
では、領収書を電子化するにはどうしたらいいでしょう？わたしの場合はイーレシートを利用しています。
イーレシートを使う
イーレシートの場合、
・すべての機能が完全無料
・発行者情報を登録しておけば、自分の会社名や店舗名などは自動的に表示される。
・発行者情報に印鑑の画像を登録できる
・印鑑の画像がない場合は印鑑の画像を自動生成してくれる
・発行履歴を管理できる
と無料であるにもかかわらず、非常に有能です。
IDとなるメールアドレスとパスワードを登録すれば、すぐに利用できます。
イーレシート https://www.ereceipt.jp/
領収書の送付方法
イーレシートを使用すると領収書がPDFで作成されます。
相手がメールアドレスを持って入れば、PDFファイルを添付して送信するだけなのですが、LINEの普及によって、メールアドレスを持っていない人もいっらっしゃいます。
添付して送信する方法として、わたしが試した方法は以下の2通りの方法です。
①ショートメッセージサービスを使用して送信する
②LINE(LINE@)に添付して送信する
まず、ショートメッセージサービスを使用して送信する場合です。
・たいがいの人が携帯電話を持っている
・携帯電話の電話番号のみわかればいい
と利点が大きいので、はじめに試してみました。
PDFファイルを添付して送信するためには「MMS機能を有効にする」必要があります。このMMS機能ですが、キャリアと呼ばれるドコモ、au、ソフトバンクなどの携帯を利用している場合は、MMS機能があるので送信することが可能のようです。残念ながら、格安SIMと呼ばれる携帯を利用している場合はMMS機能は利用することができません。わたしはLINEモバイルを利用しており、MMS機能が使えないのでこの方法はあきらめました。
次に、LINEに添付して送信する場合ですが、PDFファイルを添付して送信することは可能です。ただし、少しテクニックが必要のようです。
LINEは添付して送信することができますが、LINE@は添付して送信することができません。
LINEとLINE@は全く別物ですので、特にLINE＠を利用されている方は注意してください。
最終的に、人によって、送信方法を使い分けるのは煩雑なので、PDFファイルを添付して送信することはやめて、次の方法で領収書を発行することにしました。
イーレシートではサーバー上にPDFファイルがあり、そのPDFファイルにアクセスするためのURLを生成することができます。
・生成したURLをコピーして相手に送信する
・相手がURLをクリックして、PDFをダウンロードする
この手順であれば、どんな送信方法でもURLを送信することができるので、相手にPDFデータをお渡しすることが可能です。