この記事は事業者向けの記事です。
こんなことしていませんか？
見積書や請求書を取引先に送付するときに、あなたはどんな手順で取引先に送付していますか？一般的には、下記の手順で見積書や請求書を作っていると思います。
・見積書や請求書をパソコンで作る
・作った見積書や請求書をプリンタで紙に印刷する
・紙に印刷した見積書や請求書を確認する
・確認が済んだ後、この見積書や請求書に会社の印鑑を押印する
上記の手順で作った見積書や請求書ですが、取引先への送付は
・見積書や請求書を封入して郵送で送る
・見積書や請求書をFAXで送る
・見積書や請求書をメールで送る
のいずれかの方法で送付していると思います。
郵送で送るには取引先に届くまでに時間がかかるし、FAXで送ると取引先にすぐに届くけど、字がつぶれて金額がわからなかったりするので、メールで送ることが多いのではないでしょうか。
もし、まだ、郵送やFAXを使用しているのであれば、メールで送ることも検討してみてください。郵送だと、封入の手間や切手代などかかりますし、届くまでに時間がかかります。FAXについては上記に記載したとおりです。
メールで送るときに、ネックとなるのが確認が済んだあとの会社の印鑑の押印です。法律から見た場合には見積書や請求書に会社の印鑑の押印は不要のようですが、後々のトラブルを避けるために会社の印鑑を押印しているのではないでしょうか。
この件に関しては、下記のサイトが参考になるかと思いますので、気になる方はあわせてご覧ください。
会社の印鑑を押印する必要があるから、
・見積書や請求書をプリンタで紙に印刷する
・紙に印刷した見積書や請求書に会社の印鑑を押印する
・押印された見積書や請求書をスキャンしてPDFファイルとして保存する
・このPDFファイルをメールに添付して送る
というようなことしていませんか？
この手順が
・見積書や請求書をPDFファイルとして作る
・PDFファイルに会社の印鑑を押印する
・このPDFファイルをメールに添付して送る
となれば、作業が効率的になります。
そこで、この手順で見積書や請求書を作成するために必要な準備について説明します。準備としては
①電子的な印影を作る
②電子署名を登録する
の2点です。
電子的な印影を作る
電子的な印影を作るわけですが、もともと会社の角印や丸印があって、それを使いたい場合は紙に会社の角印や丸印を押印し、その紙をスキャンしてPDFファイルにすればOKです。
もし、あなたが個人事業者で角印や丸印がないという場合は、下記のクリックスタンパーを利用すると電子的な印影を作ることができます。
はんこ屋さんが作るようなかっこいい文字にしたいという場合であれば、文字フォントをインターネット上で探し出して、文字フォントをインストールすれば利用することができます。
インターネット上で文字フォントをダウンロードすると、拡張子が「ttf」もしくは、ファイルの種類が「フォントファイル」になっています。このファイルを右クリックすると、「インストール」というメニューがありますので、これをクリックすればOKです。
電子署名を登録する
印影のみを追加すればいいわけですが、電子署名を登録しておけば、印影を追加した際にPDFファイルを編集できなくすることもできるので、電子署名を取得しましょう。
電子署名の取得の方法については、下記のサイトを参考にしてください。
いざ、実行！
準備が整ったので、PDFファイルに電子署名をつけるという形式で印影を追加するわけですが、上記の「電子署名を登録する」で紹介したサイトに電子署名の追加方法も記載していますのであわせてご確認ください。
署名を追加する際に「表示方法」を選択することができます。
ここで、準備した印影(PDFファイル)を指定してください。
以上、おおまかに説明させて頂きましたが、これらの機能はすべて無料で利用できます。ぜひともチャレンジしてみてください。
しかし、あくまでも見積書や請求書が少ない場合に有効な手段であって、見積書や請求書が多い場合には見積書や請求書自体が管理でき、会計ソフトとも連動したソフトウェアを利用することをオススメします。