この記事は会計ソフトを使い始めた方向けの記事です。
会計ソフトを利用しよう
事業を始めると帳簿をつける必要があるのはご存知のとおりだと思います。では帳簿をどのようにつけようかと考えると、EXCELもしくは会計ソフトを使って、コンピューター上で帳簿をつけようと思うのではないでしょうか。
パソコンの操作が苦手で。。という場合も手書きではなく、ぜひコンピューターで帳簿をつけて頂きたいと考えています。なぜなら、集計が非常に簡単にできるからです。手作業だと、集計自体がめんどくさく、集計結果の数値があわなかったりと手間ばかりかかります。帳簿をつけるだけなのであれば、それほど多くの手順はないはずなので、ぜひともトライしてみてください。
EXCELで帳簿をつけようとしている方も、ぜひ会計ソフトを利用してください。簿記の知識を持っている方は、何が必要で、何が不要かが判断できると思います。その場合は、EXCELを駆使して処理するという選択肢でもいいと思います。しかし、あなたは簿記の知識がありますか？もし、簿記の知識がないのなら、はじめから、ある程度の設定がされている会計ソフトを利用するほうが効率的だと思います。
だけど、会計ソフトを購入したり、保守費用がかかるからと会計ソフトの利用をためらっているのであれば、下記の記事も参考にしてください。
どんな設定をすればいいの？
どの会計ソフトを利用するか決まったので、さっそく利用しようとするわけですが、はじめに設定が必要となります。いろいろな設定項目があって、何をどうすればいいのかわからないと悩んでいませんか？どの会計ソフトにもあるような一般的な項目になりますが、設定で悩みそうな箇所を私なりにピックアップして説明を記載しましたので、参考にしてください。
基本情報
基本情報はその名のとおり、基本的な情報を設定するためのものです。一般的には
・会社名
・設立年月日
・決算年月日
などの設定があります。
まず、会社名ですが、個人で事業をされているのであれば、あなたのお名前でも、屋号でもどちらでも構わないと思います。もし、確定申告書まで作成できる会計ソフトで、申告書の名前の欄と連動しているということであれば、お名前で設定してください。
次に、設立年月日ですが、個人で事業をされているのであれば、設定は不要です。個人の場合、会計期間は1月1日から12月31日になります。もし、必ず設定をする必要がある項目であるならば、1月1日として設定してください。法人の経営者であるならば、設立日をそのまま入力するわけですが、設立日がわからないという場合は、定款を確認しましょう。
最後に、決算年月日ですが、個人で事業をされているのであれば、12月31日として設定してください。法人の経営者で、決算日がわからない場合は、設立日と同様に定款を確認しましょう。
勘定科目
会計ソフトを利用しはじめて、一番ハードルが高い設定がこの項目であると思います。簿記の知識がない人にとって、勘定科目ってなんだということになると思います。
勘定科目とは、取引の種類を分類するための項目名
という認識でいいと思います。取引を入力(これを仕訳といいます。)して集計するときに、勘定科目で集計し、これを表(試算表)に表示します。
はじめは、わからないと思いますので、会計ソフトにもともと設定してあるものをそのまま利用すればいいと思います。ですから、設定を変更することなくそのまま利用しましょう。
設定後に会計ソフトを利用していると、勘定科目を選ぶ画面で、たくさんの候補が表示されると思います。しばらくして、入力に慣れてくると、この勘定科目使うことないなと感じるようになります。このタイミングで、勘定科目の設定を開き、使わない勘定科目を表示しないように設定を変更しましょう。
補助科目
補助科目とは、勘定科目の補助をする科目で、勘定科目の内訳と考えるといいでしょう。補助科目についても、勘定科目と同様に設定しなくても、会計ソフトを利用することは可能です。
しかし、預金口座が複数ある場合には、預金口座の種類(当座預金や普通預金)に口座ごとの補助を作成しておくことをお勧めします。また、カードでの支払いを利用している場合も同様に、カードごとに補助を作成しましょう(勘定科目は未払金を利用するといいでしょう)。
上記はいずれも入金元、出金元ごとに補助を作成するという観点からおすすめしています。領収書の整理や帳簿のつか方などにも関連しますので、よければ下記の記事も参考にしてください。
消費税
税込処理か税抜処理か選択する必要がある場合は、税込処理を選択することをおすすめします。消費税は複雑です。取引ごとに消費税がかかっているかいないかを判断する必要があります。税抜処理に比較して税込処理のほうが、仮に間違えていても、後から修正がしやすいので、税込処理がいいでしょう。