どちらがいい？EXCELを使うか、専用・統合ソフトを購入して使うか

この記事は、業務を行う場合に、
「EXCELを使っておこなうか」
それとも、
その業務に特化した「専用ソフト」や
その業種で使用するソフトを一括管理できる「統合ソフト」
を購入しておこなうか、
判断に迷っている方向けの記事です。

※余談になりますが、
「もうEXCELを使うのは古いよ！」
「これからはすべてのソフトを一括管理できる統合ソフトだよ！」
というお話を伺いました。
どちらがいいのかあらためて検証してみようと思ったのがきっかけで、記載しました。

EXCELと専用・統合ソフトのメリット・デメリット

業務を行う場合に、
EXCELと使っておこなうか、それとも、専用ソフトを購入しておこなうか、
の判断に迷ったときは、それぞれのメリット・デメリットを考えましょう。

メリット・デメリットを考える場合、

①購入コスト
②機能の数
③カスタマイズ
④維持管理

の4点から考えるといいと思います。

上の表からもわかるとおり、おおまかには

• コストをかけたくない、自分用にカスタマイズしたい場合　⇒　EXCEL
• 様々な機能が必要で、すぐに使いたい場合　⇒　専用ソフト
• 従業員数もたくさんいるので維持管理しやすいものがいい　⇒　統合ソフト

を選択するのがいいと思います。

各メリット・デメリットについて、もうすこし具体的に見てみたいと思います。

【比較１】購入コスト

購入コスト面の観点からみると、EXCELがいいと思います。

パソコンを購入すると、標準でOfficeがインストールされていると思います。
(DELLなど、最近はOfficeを購入するか選択できるものもありますが。。)

この業務をEXCELで管理すると便利かな？
と、思った時点でEXCELを使うことができます。

EXCELは、どの業務のために購入するということはありません。
1度の購入でいろいろな業務に使うことができます。
(Officeではなく、EXCEL単体で永続ライセンスの購入もできます。)

これに対して、専用ソフトや統合ソフトはどうでしょうか。
まず、専用ソフトですが、その業務ごとに購入する必要があります。
そのため、コストが高くなりがちです。

しかし、
・個人で使用する場合
・規模が小さい場合
は無料で提供されているものもあります。

次に、統合ソフトですが、その業種で使用するもの一式があります。
専用ソフトを買いそろえることを考えるとコストはかからないかもしれません。
しかし、一式そろっているため、一度に支払うコストが高くなりがちです。

【比較２】機能の数

機能の数の観点からみると、専用ソフトや統合ソフトがいいと思います。

専用ソフトや統合ソフトには、様々な機能がはじめから装備されています。
だから、設定をすれば、業務をすぐに行うことができます。
また、各機能について、動作不良がないか確認済みなので安心です。

これに対して、EXCELはどうでしょうか。
基本的には、はじめから機能を自分で追加していく必要があります。
少し複雑な機能を追加しようとする場合は、
・マクロでプログラムを組む
・マクロを記録する
ということが必要になってきます。
また、できあがっても、動作不良がないか自分で確認する必要があります。

そのため、
・業務を行うまでに時間がかかる
・必要な機能はあらたに追加する必要がある
ということになります。

EXCELがいいという方は、まずはインターネットで検索しましょう。
特定の機能を追加したテンプレートが提供されている場合があります。

【比較３】カスタマイズ

カスタマイズの観点からみると、EXCELがいいと思います。

機能を自分で追加していくので、自分好みの機能や書式にすることが可能です。

わたしが以前に経験した外国人のお客様ですが、
「帳票が日本語にしか対応していなくて、わかりにくい。」
「ぜひ、英語で表示してほしい。」
といわれ、EXCELで対応したことがあります。

これに対して、専用ソフトや統合ソフトはどうでしょうか。
設定である程度カスタマイズができるます。
しかし、一般的に使われることが想定されているため、
上記のような少し特殊!?なことがでてくると対応は難しくなります。
対応できたとしても、コストがかかることが一般的です。

【比較４】維持管理

維持管理の観点からみると、専用ソフトや統合ソフトがいいと思います。

特に、大人数で使うことを前提にした場合は統合ソフトがいいと思います。
というよりも、そもそも統合ソフトは大人数で使うことを前提に作っているからです。

・このソフトのライセンスがきれそう
・このソフトのバージョンが必要
・このソフトがうまく動作しなくなった

など、それぞれのパソコンで対応していたら、手間がかかるります。
しかし、統合ソフトであれば、一元管理されています。
そのため、このような手間は大幅に削減されます。

大人数でない場合は専用ソフトがいいと思います。
専用ソフトであれば、
・バージョンアップを提供してくれる
・サポートがある
・インターネット上に使い方などの情報がある
など、自分以外の人からサポートを受けることができます。

これに対して、EXCELはどうでしょうか。
基本的には、EXCLEでつくった機能を自分でバージョンアップする必要があります。

EXCELそのものはMicrosoftがバージョンアップを提供してくれます。
しかし、このバージョンアップによって、前は使えた関数が使えなくなる場合もあります。
できあがっても、動作不良がないか自分で確認する必要があります。
もちろん、エラーがでたりした場合も自分で直す必要があります。

おすすめは？

大人数で使用する場合は、はじめに統合ソフトを検討するのがいいと思います。
大人数の場合は維持管理にかかるコストが高くなりがちです。
しかし、導入にコストがかかりますので、
・使用料の支払いとして月々の支払いにするのか
・トータルのコストを考えて、購入するのか
検討して購入しましょう。

少人数で使用する場合は、まずは無料の専用ソフトを検討しましょう。
本来は有料だけど、個人で使用する場合は無料ですよ
というような専用ソフトがいいと思います。
(とつぜん、有料にされる場合もあるので、そのときは移行する覚悟はいりますが。。)
もしくは、有料だけど、すごく安い専用ソフトがいいと思います。

ただし、条件つきです。
・必要な機能が装備されている
・業務で頻繁に使用する
ものに限ります。

上記以外の場合は、EXCELを使うのがいいと思います。
機能の数では統合ソフトもしくは専用ソフトに劣るものの、
・コストがかからない
・不要な機能がない
・自分好みにできる
など、メリットが大きいと思います。
手間はかかるものの、マクロを作ることで複雑な処理にも対応することができます。
維持管理のコストも少人数であれば、それほどかかりません。

まだまだ、EXCELには活躍してもらうことになりそうです。